Protocolo de familia, el instrumento que protege y profesionaliza la empresa

Junto con EY compartimos el propósito de apoyar a los emprendedores y trabajamos para fortalecer el ecosistema de emprendimiento mundial. Siguiendo esta premisa, realizamos una alianza en la que compartimos el conocimiento de nuestra red de expertos por medio de una serie de contenidos abiertos a todo el público.

La importancia de las empresas familiares

El nacimiento de la mayoría de las empresas se ha dado por la concepción y el trabajo de integrantes de familias que luego de consolidarlas, las hereden a las generaciones venideras. Estas empresas son de carácter familiar y, a lo largo de la historia, han sido fundamentales para el desarrollo de la economía global.

En Colombia, por ejemplo, según Confecámaras, para el 2019 el 86 % de las empresas del país eran familiares. Este importante hecho nos motivó a hablar con Jorge Piñeiro, socio de EY y experto liderando procesos propios de estas organizaciones, para conocer los detalles que hay detrás de la elaboración del protocolo de familia, un instrumento que puede ayudar a fortalecer la operación de la empresa.

¿Qué es el protocolo de familia?

Los protocolos de familia o acuerdos de familia son un instrumento que permite a las empresas familiares empezar a profesionalizarse. Es el documento donde se ponen las reglas claras y consensuadas por los miembros de la familia para seguir adelante con la cotidianidad de la empresa, facilitando así su perduración.

Lo más importante del protocolo de familia no es el documento en sí, sino todo el proceso de consenso necesario para lograrlo. En este se tratan temas complejos, sensibles y de difícil abordaje de una manera sistemática y profesional para poder llegar al acuerdo esperado.

¿Por qué es importante su implementación?

En líneas generales, podemos decir que una empresa familiar comienza con un patriarca/fundador, o dos hermanos que de una idea crean la empresa, y quienes a su vez son papás o van a serlo en algún momento. De esa manera nace la empresa familiar. En ese momento los compromisos son claros; el patriarca suele tomar las decisiones y define el direccionamiento estratégico, así como la ejecución del negocio.

¿Pero qué pasa cuando la familia empieza a crecer?

A pesar de llevarse bien, los integrantes de la familia pueden tener perspectivas de negocio distintas. Asimismo, cada vez más personas están involucradas en la organización y empiezan a tener  ciertos derechos sobre la empresa familiar, lo cual hace que sea mucho más difícil y complejo llegar a acuerdos y consensuar posiciones.

En ocasiones, más de las que quisiéramos, esas divergencias no son manejadas de la manera más inteligente y generan rupturas o resentimientos en los miembros de la familia, que luego se devuelven a la empresa familiar de manera negativa y destructiva.

Entonces, lo que el protocolo de familia trata de hacer es generar todos los mecanismos para evitar llegar a un estado en el que la familia tenga una disrupción importante donde no haya vuelta atrás.

“El protocolo es el instrumento que permite a una empresa familiar profesionalizarse”.

En este documento se logran plasmar todos aquellos temas consensuados y se generan mecanismos para que cuando haya opiniones encontradas pueda haber un acuerdo.

¿Cuándo se hace necesario?

Toda empresa corporativa o pública, antes de serlo, fue una empresa familiar creada por uno, dos o por un grupo de patriarcas que decidieron  formar una empresa.

En la génesis de la empresa hay temas más importantes que el protocolo de familia como lo son consolidar el negocio y hacerlo rentable. El protocolo se hace necesario cuando el grupo de familiares que pueden intervenir en la empresa empieza a ser grande.

Cabe aclarar que el protocolo de familia no es un documento estándar. A pesar de que en internet puedan encontrarse protocolos de empresas muy exitosas, no es recomendable tomarlos y copiarlos. El protocolo debe ser hecho a la medida de cada empresa familiar y, como se mencionó al principio, lo más importante es el proceso de consenso para lograr el “protocolo”.

¿El protocolo es para toda la vida?

No. El protocolo o acuerdo de familia se hace con base en ciertas premisas de los tiempos específicos, es decir, al momento de preparación del mismo.

Los negocios son dinámicos y puede pasar que ciertas circunstancias que antes eran aplicables, hoy, hayan dejado de serlo. Todo evoluciona con el correr del tiempo y el protocolo de familia no es la excepción. Para verificar y reafirmar su validez en el tiempo, este debe ser revisado de manera periódica por parte de los miembros de la familia.

No hay una periodicidad estándar, pero se recomienda que cada cierto tiempo se pueda revisar. Está claro que no puede ser todos los años y que no existe un protocolo para toda la vida. Con el tiempo puede cambiar nuestra forma de pensar, por eso hay que revisar los consensos, modificarlos o reafirmarlos regularmente.

¿Cómo se actualiza?

Lo ideal es prever varios años en el futuro y acordar entre todos los firmantes que una vez cada tres, cuatro o cinco años se revise el documento. De esta manera se asegura que periódicamente las diferentes generaciones y miembros adherentes al protocolo van a revisar los acuerdos hechos para modificar, agregar o suprimir temas.

No es un proceso corto, el protocolo no se logra finalizar en un mes. No hay un caso estándar, todos los casos son particulares y a la medida, pero la elaboración de un buen protocolo puede llevar entre tres a cuatro meses, incluso un año.

Es un proceso en que se necesita mucha voluntad y tiempo. Factores como la cantidad de familiares a entrevistar, el tamaño de la empresa o los talleres pueden afectar los tiempos de su redacción y, por supuesto, lo más importante es la voluntad por parte de los firmantes de llegar al consenso que  se plasmará en el protocolo. 

¿Cómo se construye un protocolo de familia?

La construcción de un protocolo tiene unos elementos y etapas que deben llevarse a cabo de la mejor manera. Estos son los que, junto con Jorge, identificamos como indispensables:

1. El facilitador o consultor

Lo primero es contar con una persona que cumpla con el rol de facilitador. El protocolo de familia abordar{a temas con distintos niveles de complejidad que pueden generar una disrupción familiar.

Al contar con un facilitador especialista en estos temas, se podrían evitar muchos dolores de cabeza y minimizar los efectos secundarios negativos de discusiones disruptivas en el núcleo familiar, debido a que estos profesionales cuentan con técnicas y mecanismos para minimizar cualquier efecto no deseado que pudiera surgir.

Que el proceso sea manejado a través de un consultor o de un facilitador hace que se garanticen dos elementos fundamentales:

a. Seguridad de llevar a cabo un proceso objetivo e imparcial.

b. El experto recibirá y manejará los malos comentarios, lo cual influirá en que estos no trasciendan a los miembros de la familia y generen resentimientos.

 

2. Mapa de personas a entrevistar
Luego de tener el facilitador, se realiza el mapa de personas o el genoma de la familia. Lo primero que hay que hacer es listar el cien por ciento de los miembros de la familia y definir quiénes deben ser entrevistados.

Esto ayuda a esclarecer, entre otros, qué miembros de la familia son demasiado jóvenes para ser entrevistados o firmar el convenio. También es útil en el sentido en que, si bien no tienen poder de decisión, podrán ser escuchados porque tienen algo importante para decir y porque son la próxima generación.

3. Temas a consensuar

Una vez que que se tienen identificados todos los integrantes a entrevistar, se genera una lista de temas a tratar y consensuar. Estos son algunos de los más comunes y delicados:

a. Sucesión

¿Cómo manejar la sucesión y qué tipo de empresa familiar quiero tener?

En este tema se define la forma de actuar, el norte de la compañía y el responsable de la dirección de la empresa.

b. Venta

Hay que tener claro que todo miembro de la familia debe tener derecho a vender sus acciones si no las quiere tener más o si necesita el dinero. En caso de vender, se debe definir el valor y a quién lo hará.

En este proceso la familia tiene la prelación de compra. El principio general es que cada rama familiar tenga o mantenga el mismo porcentaje que cuando el patriarca lo entregó.

También se contempla el tema de venta a un tercero. Cuando llega la oferta de un externo, esta debe ser compartida con los miembros de la familia para que tengan la posibilidad de igualar la oferta y se dé la oportunidad de que la empresa quede en manos de la familia.

c. Estrategia

Este componente es responsabilidad de quienes dirigen la compañía. Por ende, es un trabajo articulado entre la junta directiva y el gerente general.

Esta estrategia debe tener una orientación, puede escribirse y debe acordarse en la ley o en el protocolo de familia.

d. Trabajo de familiares

Puede ser fácil, pero hay que definir si la compañía va a ser una “bolsa de trabajo” en la que cualquier familiar que requiera empleo sea contratado por la empresa. No porque la empresa lo solicite, sino porque esta persona lo necesita.

Si no cuidamos la eficiencia del gasto y los mejores talentos, seguramente vamos a tener problemas de continuidad y sostenibilidad de la compañía.

d. Cónyuges

¿Qué pasa con los esposos y las esposas de los hijos y las hijas? Está claro que es un tema a tratar. De alguna manera hay que involucrarlos porque siempre están involucrados.

Nosotros nos reunimos en el Consejo de Familia, pero a la noche, uno de esos miembros se reúne con su pareja para hablar. Existe entonces la influencia que ejerce la pareja, que es extremadamente humana y natural. No hay que verla negativamente, sino como un hecho natural.

Hay que reconocer la existencia de esta relación para acercar a la pareja, de alguna manera, a las conversaciones y a los diferentes protocolos que se pueden revisar.

4. Entrevistas

Después de definir los temas a tratar, empiezan las entrevistas individuales con cada miembro de la familia identificado.

5.  Mapa de acuerdos

Sobre cada tema puesto a consideración, se toman varias semanas para la realización de un mapa en el cual se identifica dónde hay puntos en común o no, con el fin de llegar a ciertos acuerdos.

6. Talleres de consenso

Se empiezan a hacer talleres de consenso, de actuaciones de convencimiento, de entendimiento y de explicación de los temas para lograr los acuerdos. El consenso se vuelve a discutir y se hacen más talleres conjuntos para luego tener un primer borrador del acuerdo familiar.

Este primer borrador no se firma, por el contrario, se discute, se modifica, se agregan temas y, de repente, se eliminan otros. A partir de ahí, hay que volver a consensuar. Este proceso se repite hasta que surge un segundo borrador que ya está más cercano, pero que necesita nuevamente ser revisado y pasar por los pasos mencionados anteriormente.

Cabe resaltar que el tercer borrador se acerca mucho al protocolo a ser firmado.

7. Protocolo final

Al revisar y corregir los borradores, se realiza el documento final que es el que los adherentes firman, dando paso al protocolo de familia pactado.

¿Este mecanismo tiene un valor legal?

La empresa de familia tiene básicamente dos documentos de gobierno importantes. Uno, el Estatuto Social, que está dado por el Código de Comercio de cualquier país donde se especifican las directrices de gobierno. Este documento tiene fuerza legal.

Los acuerdos de familia son instrumentos que suelen tener menor peso desde el punto de vista de fuerza jurídica, pero que cuando quedan bien realizados, los acuerdos se logran y cumplen.

Dentro de los protocolos puede haber algunas medidas de penalidad por incumplirlos. Es importante señalar que ningún protocolo de familia puede ir contra la ley.

Recordemos que en el protocolo de familia tenemos las firmas de los adherentes, lo cual representa un parte de seguridad y validez.

¿Qué buenas prácticas se deben tener en cuenta?

• Considerar, en algún momento, implementar este instrumento en nuestras empresas familiares.
• Asesorarse por un consultor externo que cumpla el rol de facilitador.
• Evitar copiar un protocolo de familia que esté publicado en cualquier sitio web.
• Disponer de tiempo. Evitar impacientarse por no tenerlo luego de tres meses. Hay que tener claro que es un proceso que demanda bastante tiempo.

Lo más gratificante del protocolo es el proceso de consenso que se logra y, si se hace bien, puede convertirse en una herramienta de cohesión familiar importante.

Esperamos poder ayudarte a tener una empresa más profesional con la implementación del protocolo de familia.

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