¿Cómo liderar un equipo de trabajo remoto exitosamente?

La situación que estamos viviendo le ha brindado al ecosistema de emprendimiento la posibilidad de reinventarse y adoptar nuevas modalidades de operar como el trabajo remoto.

Por eso, en Endeavor Campus, compartimos los consejos de Jorge Soto, cofundador de Alegra, y Sebastián Gallo, Country Launcher de Torre, dos Empresas Endeavor que han encontrado en el trabajo remoto la mejor forma de impactar economías y sociedades.

¿qué elementos considerar?

1.       Tener una herramienta que les permita tener comunicación interna. Para esto existen herramientas como Slack, las ofrecidas en G suite de Google o Teams de Microsoft.

2.       Se debe contar con herramienta para hacer las reuniones como Zoom o Meet de G suite. En este punto es Importante que todas las personas en la reunión tengan la cámara encendida. «Sin cámara se pierde contacto», y por eso en Alegra es obligatorio encenderla.

3.       Tener herramientas de uso compartido y de edición simultánea como Excel y Google Docs de GSuite.

4.       Silenciar micrófonos cuando no se interviene, ser puntuales y mantener la  mirada fija en la cámara enriquece la experiencia de la reunión.

5.       Tener reuniones para generar espacios de discusión es sumamente importante. Por eso debe promoverse que las personas den su opinión.

Sebastián, que lleva más de un año trabajando en Torre, nos enseña que para esta modalidad de trabajo hay que distinguir entre dos tipos de herramientas: las sincrónicas y las asincrónicas.

Las sincrónicas son todas aquellas en las que esperamos respuestas prontas como un chat. Las asincrónicas son aquellas donde la respuesta puede tardar más de una semana, como el caso de un correo. Por eso hay que definir los canales de difusión con base en el tiempo de respuesta esperado. Cabe recomendar no generar chats dentro de los canales definidos.

Apoyarse en aplicaciones como Calendly y Hubspot resulta útil para ver la disponibilidad de los colaboradores y así agendar las reuniones.

Habrá momentos en el que los colaboradores necesiten o quieran hacer actividades ajenas al trabajo durante los espacios habituales para este. Lo importante es que tengan acceso al celular para que puedan ser contactados en caso de ser requeridos.

Luego de tener claros estos elementos, hay dos áreas en las que el trabajo remoto puede desarrollarse con más eficiencia: operación y estrategia.

Operación

¿Cómo hacemos para que los trabajadores estén conectados y sigan nuestras indicaciones? Para asegurarnos que esto pase es necesario implementar metodologías de trabajo.

En Alegra, por ejemplo, se implementó la metodología Scrum (aplicada en en áreas de ingeniería), a todos sus grupos de trabajo. De este modo lograron que los equipos puedan compartir qué hicieron ayer, ‘hoy’ y qué harán mañana, con el fin de mantener a sus colegas al tanto.

También es importante que cada trabajador se pregunte qué logro, qué no, por qué, qué metas tiene para el día y para la semana, cómo puede ser más rápido y si está bloqueando a otro compañero para avanzar con el proyecto. Acá es clave tener reuniones  diarias para revisar estos temas y métricas, reuniones denominadas daylis.

Dentro de esta metodología hay ciclos llamados Sprint, en los que equipos pequeños identifican tareas puntuales y definen tiempos de desarrollo muy específicos, recomendablemente de dos semanas.

Gracias a esta metodologías, el líder, al tener una agenda clara, puede definir en qué actividades es necesario que se involucre. Tener este marco de trabajo ayudar bastante a desarrollar el trabajo remoto óptimamente.

No pueden pasar tres semanas sin tener una reunión con el líder.

Por otra parte, se debe sostener reuniones 1:1, no solo para hablar de tareas sino para saber cómo está la persona. Asímismo, se pueden fomentar espacios de interacción diferentes a los laborales como la creación de canales de lectura, aprendizaje de otro idioma, mascotas, música, entre otros.

Esas conexiones facilitan la conexión de las personas con la misión de la empresa.

Estrategia

¿Cómo asegurarme que el equipo está alineado con la estrategia?

Es acá donde entran a jugar los OKRs, un sistema que Alegra usa para definir objetivos cada bimestre con resultados específicos (key results). Esto brinda organización y foco para el equipo de trabajo.

Deben ser pocos objetivos, pero muy claros. De igual forma, es necesario mencionarlos día a día para que no se vuelvan un ‘adorno’ y traerlos a colación en la mayoría de las reuniones.

En línea con la premisa de los objetivos, «hay que sobrecomunicar; si yo como líder me desaparezco del radar, toda la organización lo hará». Hay que exponerse e Invitar a que toda la gente se comunique mucho.

¿Qué más debo tener en cuenta?

• Hay que aclarar que uno está trabajando, no paseando. Nadie es un nómada digital y, por ende, hay que desmentir ese mito que las personas que trabajan remotamente se la pueden pasar recorriendo el mundo.
• Se debe invertir en las personas para que tengan un lugar cómodo, promover hábitos sanos de alimentación e higiene y establecer horarios para compartir con la familia o seres queridos.
• Si bien se trabaja remotamente, no debe dejarse de lado revisar el plan de desarrollo profesional de los trabajadores.
• Es indispensable tener bloques de trabajo y destinar un solo día a la semana para hacer reuniones. 
• Empresas como Torre no miden el tiempo que trabaja la gente, sino lo resultados. Cada quien es autónomo en las forma de emplear el tiempo para alcanzar las metas.
• Es importante contemplar, al menos una vez al año, hacer reuniones en las que todo el equipo de trabajo pueda reunirse en un lugar físico y compartir con sus compañeros.

Luego de conocer estos consejos, en Endeavor los invitamos a reinventarse y a encontrar en el trabajo remoto una oportunidad para enfrentar este momento.