¿Qué implicaciones tiene el COVID-19 para un emprendedor?

Con la llegada del COVID-19 a Colombia, diferentes organismos de control han incitado a  entidades públicas y privadas a implementar medidas de prevención  como la instauración de jornadas de trabajo remoto, la cancelación de eventos masivos y el establecimiento de diferentes jornadas laborales para mitigar la propagación del virus.

En Endeavor Campus reunimos los consejos de tres expertos sobre la situación actual del coronavirus, las prevenciones para minimizar su propagación en Colombia, las implicaciones laborales y la comunicación que debería manejarse en las empresas para evitar crisis.

¿Qué debemos saber sobre el virus?

Juan Carlos Correa es médico y docente de la Fundación Universitaria Juan N. Corpas y nos comparte algunos datos generales sobre el virus y cómo podemos mitigar su propagación en círculos cercanos: 

• El periodo de incubación de este virus es de 5 días.
• El 80 % de los casos no requiere asistencia hospitalaria.
• De los síntomas comunes en una gripe, la tos seca, la dificultad para respirar y la fiebre puede alertarnos sobre casos más severos.
• Como comunidad debemos tomar medidas para evitar un número alto de infectados y así, dar la oportunidad al sistema de salud de atender a los pacientes infectados con casos críticos y, a su vez, dar tiempo para que se encuentren drogas antivirales y el desarrollo de una vacuna. 
• El virus puede mutar y esto podría disminuir el índice de mortalidad.  

Implicaciones laborales sobre el COVID-19

Carlos Ramírez, abogado y socio de la firma Márquez, Barrera, Castañeda, Ramirez, comparte los elementos que debe tener en cuenta un empleador frente a este tema. Ramírez destaca que las únicas obligaciones que por ahora han impuesto los ministerios de salud y trabajo son:

• • Promover el adecuado y permanente lavado de manos y la desinfección de puestos de trabajo.
  • Suministrar máscaras a trabajadores que interactúan con público. (Circular 005 Minsalud).
  • Establecer canales de información para la prevención y dejar claro a los trabajadores a quién reportar cualquier sospecha de síntomas o contacto con persona diagnosticada con la enfermedad.
  • Impartir capacitación sobre el COVID-19.

¿Qué deben hacer las organizaciones para cuidar la salud de sus trabajadores?  

• Adoptar horarios flexibles de trabajo.
• Disminuir el número de reuniones presenciales.
• Evitar áreas o lugares con aglomeraciones.
• Acordar jornadas de trabajo remoto.
• Estar informados y comunicar e informar de manera adecuada a los colaboradores.
• Tener en cuenta que los colaboradores infectados van a estar en aislamiento por 2 o 3 semanas, así que deben realizar planes de contingencia. 
• Utilizar medios de transporte alternativos y tratar de no congestionar medios de transporte 
• Reducir viajes nacionales e internacionales.
• Reducir las y la cantidad reuniones presenciales.
• Tener espacios de trabajo con buena ventilación.
• Tener insumos suficientes para garantizar el óptimo lavado de manos.
• Desarrollar piezas de comunicaciones y hacer instructivos de los cuidados de prevención.
• Tener consideraciones especiales para las personas que hacen el aseo: no deben compartir guantes, gafas, overoles etc., y deben desinfectar sus elementos de protección a diario. Se debe hacer énfasis en la limpieza de las manijas.
• Trabajar de la mano con las administradoras de riesgos laborales para adelantar jornadas de capacitación.

¿Qué responsabilidades recaen sobre los trabajadores?

• Informar inmediatamente síntomas de enfermedades respiratorias.
• Si un trabajador presenta síntomas, debería aislarse voluntariamente. 
• Mantener el lugar de trabajo limpio para cuidar la salud.
• Guardar al menos un metro de distancia con quien tose o estornuda.
• Lavarse  las manos constantemente con agua y jabón y así mismo no tocarse la cara.
• Evitar saludar dando la mano, besos o abrazos.
• Asistir a capacitaciones y acatar medidas de prevención. Si no, podría existir justa causa de despido si el incumplimiento es grave.
• Toser contra el pliegue del codo y tratar de alegarse de las personas cuando vaya a estornudar. 
• En caso de estar en casa, el trabajador debería aislarse en un cuarto y procurar que él sea la única persona en usar un baño (si se cuenta con más de uno). 

¿Y para quién se recomienda el trabajo remoto?

• Trabajadores que hayan regresado de países con brotes de coronavirus como China, España, Italia, Francia, Estados Unidos, entre otros.
• Personas que hayan estado en contacto con pacientes infectados.
• Colaboradores con síntomas leves o moderados que podrían resultar en coronavirus.

Cabe resaltar que se habla de teletrabajo cuando se hace de forma permanente. El  trabajo remoto, por el contrario, es cuando se acuerdan jornadas para desarrollar las labores fuera de las oficinas.

Hay elementos que se deben considerar en estas modalidades de trabajo como la ayuda en el pago del internet, energía, etc. por parte del empleador. También la ARL debería revisar si el puesto de trabajo del empleado cumple con todas las condiciones para desarrollar las funciones óptimamente.

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Hablemos de cuarentena y  vacaciones

Vamos a resolver algunas de las inquietudes que surgen por parte de empleadores y empleados.

• ¿Puede exigirse información del destino del viaje? SÍ.
• ¿Puede prohibirse viajar a x destino? NO, pero pueden negarse vacaciones por razones de servicio.
• ¿Pueden cruzarse días de cuarentena contra días pendientes de vacaciones? Sí, el empleador puede concederlos oficiosamente, pero debería notificar con 15 días de anticipación. Esa cuarentena se puede cruzarse con días pendiente de vacaciones, según norma de código sustantivo de trabajo por solicitud del empleado o porque el empleador lo prefiere así.

También hay que tener en cuenta que:

1. Se pueden acordar licencias no remuneradas (no pueden ser impuestas)
2. Se pueden suspender los contratos por fuerza mayor o caso fortuito (art. 51.1 del Código Sustantivo del Trabajo);
3. La cuarentena no necesariamente implica incapacidad; solo hay incapacidad si un médico lo dictamina. Si la persona no puede hacer trabajo remoto, no tiene días pendientes de vacaciones para gastar, no está incapacitada, no se acuerda licencia no remunerada, se le debería pagar salario durante este lapso.

• ¿Pueden ordenarse vacaciones colectivas? Sí, aunque el Mintrabajo ha dicho que deben ser 15 días hábiles continuos.
• Los exámenes debe asumirlos la EPS o el empleador.
• Las pruebas las hace el Instituto Nacional de Salud.
• ¿Puede revelarse de nombre de un empleado con el virus a otros? Sí, pero solo en la medida de lo necesario para establecer otros empleados en riesgo de contagio. Todo esto en el marco del respeto y en procura de la protección de la imagen y buen nombre del colaborador.
• Cuando un empleado tiene temperatura alta, el empleador debe notificar a la secretaria de salud y mandarlo a cuarentena.
• Al enviar a los empleados de vacaciones, no se pueden escoger las personas al azar. Esto es colectivo, por ende, si se envía a una persona a vacaciones, se debe enviar a toda el área.

¿Qué pasa cuando hay cierre de jardínes y colegios?

¿Procede licencia por calamidad doméstica? Sí. el tiempo de la licencia debe tratar de acordarse con el empleado según su entorno familiar.

En caso de incapacidad del cónyuge o pareja, hijos y padres que viven con el empleado, también se da lugar para el otorgamiento de una licencia por calamidad doméstica.

Suspensión de contratos de trabajo,  última medida que debería tomarse

¿Puedo suspenderlo por razones de fuerza mayor o caso fortuito que impiden la prestación del servicio? Sí, la ley laboral lo permitió.

¿Cuáles son los efectos de la suspensión? 

No prestación del servicio y no pago de salario. Deben seguirse haciendo aportes a salud y pensión a cargo del empleador, pero no aportes a ARL ni parafiscales. Al empleado no se le debe hacer descuento por salud.

• La suspensión no requiere autorización del ministerio.

Trabajadores incapacitados

Trabajo suplementario: con varios trabajadores incapacitados, ¿se le puede exigir a los disponibles trabajar horas extras así no se tenga autorización del Mintrabajo? Sí, por fuerza mayor o caso fortuito, se autoriza elevar el límite máximo de horas de trabajo.

• ¿Puedo obligar a empleados a hacerse exámenes médicos? Sí.
• ¿Qué pasa si un empleado se rehúsa a asistir a trabajar argumentando riesgo de contagio? Se puede descontar salario, evaluar sanción disciplinaria, siempre y cuando el empleado no pueda justificar la ausencia.

Implicaciones comerciales

• No es obligatorio hacer las reuniones de Asamblea presencialmente.
• Hay que revisar las pólizas de seguro que se tienen con proveedores y contratistas. Sobre todo por el tema del incumplimiento de contratos por fuerza mayor o interrupción del negocio.

Evitar crisis

Daniel Rivera, socio director de la firma de comunicaciones estratégicas Modum y experto en manejo reputacional, nos aconseja cómo actuar para evitar crisis en nuestras compañías:

• Conformar un comité de riesgo y de crisis liderado por personas idóneas.
• Elaborar un plan de comunicación para las audiencias claves (proveedores, clientes, accionistas).
• Tener un plan de contingencia y un mapa de riesgos que se puedan presentar en determinadas situaciones.
• Sacar a relucir la noción de la ética en los negocios: la ética de las personas que están al frente de las compañías estarán a prueba por las decisiones que deben tomarse. 

Como emprendedores tenemos la responsabilidad de mitigar el impacto del virus en nuestra operación. Por eso seguir esta recomendaciones será muy útil para que la operación de las empresas no se vea afectada a gran escala.